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在線打卡、視頻會(huì)議、遠(yuǎn)程協(xié)同辦公……疫情發(fā)生后，不少人的辦公場景從線下轉(zhuǎn)移到了線上。
打破時(shí)間和空間的制約，遠(yuǎn)程辦公不僅讓溝通更加高效，也能幫助企業(yè)降本增效，讓行業(yè)長期增長動(dòng)力更充足。
突如其來的新冠肺炎疫情讓遠(yuǎn)程辦公走入了更多人的視野，成了很多人近期的工作日常。
短期內(nèi)激增的市場需求加快了遠(yuǎn)程辦公市場的發(fā)展，也推動(dòng)著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。未來，遠(yuǎn)程辦公市場是否仍有長期發(fā)展的潛力?服務(wù)商將如何提高用戶黏性?記者對此進(jìn)行了采訪。
辦公場景 線上轉(zhuǎn)移
“大家都上線了嗎?我們今天的會(huì)議主要討論三件事……”4月21日上午9點(diǎn)，河北一家企業(yè)的辦公室負(fù)責(zé)人陳江洋正通過“云會(huì)議”布置最新工作任務(wù)。“只需一部手機(jī)就能在線實(shí)時(shí)溝通，方便又高效，一點(diǎn)也不耽誤事兒。”
在線打卡、視頻會(huì)議、遠(yuǎn)程協(xié)同辦公……疫情期間，遠(yuǎn)程辦公幫助了不少企業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)。截至目前，上千萬企業(yè)組織、約2億人啟用釘釘在線復(fù)工。騰訊會(huì)議推出兩個(gè)月，日活躍賬戶數(shù)就超過1000萬。截至3月20日，金山辦公面向企業(yè)、政府、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、大中小學(xué)等共計(jì)免費(fèi)發(fā)放超過400萬個(gè)“云辦公”賬號，支持社會(huì)各界復(fù)工復(fù)產(chǎn)。
受疫情影響，線下培訓(xùn)難以按期舉行，通過釘釘視頻會(huì)議、日歷、群直播等功能，中南控股集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了上千人在線培訓(xùn)、遠(yuǎn)程辦公協(xié)作。目前，中南控股有超過10個(gè)項(xiàng)目通過釘釘順利復(fù)工。“使用釘釘讓我們實(shí)現(xiàn)了組織、溝通、協(xié)同在線，提升了從線下到線上的數(shù)字化轉(zhuǎn)型水平。”中南控股集團(tuán)相關(guān)負(fù)責(zé)人黃澄表示。
為了應(yīng)對激增的市場需求，更好地服務(wù)企業(yè)線上辦公需求，釘釘?shù)谝粫r(shí)間向1000萬家企業(yè)組織發(fā)布了在家辦公全套免費(fèi)解決方案，宣布免費(fèi)開放302人不限時(shí)視頻會(huì)議;企業(yè)微信快速做了新版本迭代，帶來了群直播、健康上報(bào)、在線問診、在線會(huì)議支持300人等功能;飛書也宣布，將為所有中小企業(yè)和抗疫組織提供為期3年的商業(yè)版免費(fèi)使用權(quán)。
騰訊企業(yè)微信副總經(jīng)理李致峰表示，過去企業(yè)主要是在線下辦公，員工每天來到辦公室，有什么事情面對面溝通。疫情期間，遠(yuǎn)程辦公打破了時(shí)間和空間的限制，許多企業(yè)開始轉(zhuǎn)變工作方式，辦公場景向線上轉(zhuǎn)移。
數(shù)字工具 助企轉(zhuǎn)型
數(shù)字化工具的使用大大提升了企業(yè)的協(xié)同辦公效率。
“員工每日在企業(yè)微信中健康打卡，打卡后數(shù)據(jù)可被自動(dòng)收集，再將數(shù)據(jù)分析工具通過小程序形式嵌入企業(yè)微信平臺(tái)內(nèi)，就可實(shí)現(xiàn)員工健康數(shù)據(jù)的智能分析并自動(dòng)生成匯總報(bào)告。”聯(lián)合利華中國有限公司相關(guān)負(fù)責(zé)人說，相較以往，通過郵件和Excel表格人工匯總、層層反饋至少耗時(shí)兩三天，目前全公司超過1.2萬名員工已用上這個(gè)方便的健康打卡工具。
未來，聯(lián)合利華還將拓展信息收集的更多場景，讓企業(yè)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的方方面面都能享受到數(shù)字化辦公軟件帶來的便利。
許多企業(yè)開始認(rèn)識到數(shù)字化技術(shù)在遠(yuǎn)程協(xié)作中的價(jià)值，也開始審視企業(yè)的運(yùn)行模式、管理方式。
“線上辦公讓溝通更加高效。”女裝品牌歌莉婭執(zhí)行總經(jīng)理鄧智表示，歌莉婭啟用了遠(yuǎn)程辦公模式，銷售、后臺(tái)研發(fā)和供應(yīng)鏈端以及分布在全國的幾百家店鋪，都借助數(shù)字化辦公軟件開工了。疫情過后，現(xiàn)行的管理流程以及項(xiàng)目跨部門合作方式將延續(xù)下去，加速企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
北大光華管理學(xué)院教授張影認(rèn)為，數(shù)字化辦公方式的普及推進(jìn)，一方面提升了企業(yè)管理的觸達(dá)率和效率，另一方面也凸顯了企業(yè)當(dāng)前層層遞進(jìn)管理匯報(bào)方式與在線協(xié)作模式之間存在的溝壑。為適應(yīng)全流程協(xié)作在線化，企業(yè)需要對組織結(jié)構(gòu)和管理方式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，使其與數(shù)字化辦公方式相匹配。
從人的在線到組織在線，數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠幫助企業(yè)降本增效。為了保障消毒液、洗手液等產(chǎn)品的生產(chǎn)，立白集團(tuán)各職能保障部門啟用遠(yuǎn)程辦公全面復(fù)工。立白首席信息官阮群錕介紹，通過數(shù)字化管理平臺(tái)，公司總部每天匯總各項(xiàng)數(shù)據(jù)，用掌握的數(shù)據(jù)調(diào)度上萬名員工，實(shí)現(xiàn)效率提升。從原材料管理、物流發(fā)貨到終端銷售，每個(gè)員工都能各司其職。立白還與幾百家渠道伙伴實(shí)施數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)，分析各區(qū)域供求關(guān)系，合理分配緊張的貨品和運(yùn)力，保證了市場供給。
行業(yè)發(fā)展 潛力巨大
從短期看，遠(yuǎn)程辦公受到廣泛關(guān)注，市場需求快速增長。從長遠(yuǎn)看，遠(yuǎn)程辦公行業(yè)也具備長期增長的動(dòng)力。
“遠(yuǎn)程辦公能夠跨越時(shí)間和空間的制約，節(jié)約時(shí)間和成本，當(dāng)人們逐漸習(xí)慣并開始享受這種快捷辦公方式后，線上辦公也會(huì)在人們的慣性需求下繼續(xù)發(fā)展，成為一種常態(tài)化的工作機(jī)制。”中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)數(shù)字經(jīng)濟(jì)研究院執(zhí)行院長盤和林表示。
同時(shí)，隨著產(chǎn)業(yè)鏈跨區(qū)域分工趨勢不斷增強(qiáng)，跨區(qū)域協(xié)同辦公需求日益提升，遠(yuǎn)程辦公的適用場景也會(huì)越來越多。
然而，遠(yuǎn)程辦公在發(fā)展過程中還存在一些需要完善的地方。2月以來，激增的用戶需求致使一些遠(yuǎn)程辦公軟件出現(xiàn)卡頓、掉線等問題，辦公體驗(yàn)大打折扣。另外，相比辦公室高效、專注的工作環(huán)境，來自家庭環(huán)境的困擾也更多一些。
邵強(qiáng)在北京市一家互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)工作，原本對遠(yuǎn)程辦公充滿期待，然而第一天的實(shí)際體驗(yàn)讓他有些失望。“20多個(gè)人參會(huì)，半個(gè)多小時(shí)后才全部接入系統(tǒng)，視頻會(huì)議畫面還存在延遲現(xiàn)象，比線下開會(huì)費(fèi)勁多了。”邵強(qiáng)說，網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定會(huì)隨著5G網(wǎng)絡(luò)、物聯(lián)網(wǎng)等新型基礎(chǔ)設(shè)施的大規(guī)模鋪開得到解決，但遠(yuǎn)程辦公服務(wù)商需要考慮的是，如何優(yōu)化產(chǎn)品的穩(wěn)定性、實(shí)用性，提升用戶體驗(yàn)。
目前，針對遠(yuǎn)程辦公細(xì)分場景的需求，飛書推出了“線上辦公室”功能，通過實(shí)時(shí)語音頻道的方式，高度還原辦公室工作、溝通場景，優(yōu)化員工遠(yuǎn)程溝通體驗(yàn)。每個(gè)辦公室支持最多50人同時(shí)在線，團(tuán)隊(duì)成員加入“線上辦公室”后，隨時(shí)可以發(fā)起討論，也可根據(jù)需要靜音，避免過度打擾。
“之前，企業(yè)對遠(yuǎn)程辦公的認(rèn)識還停留在郵箱、移動(dòng)審批等層面。未來，遠(yuǎn)程辦公的發(fā)展?jié)摿薮蟆?rdquo;釘釘副總裁白惠源認(rèn)為。
線下轉(zhuǎn)線上 管理得跟上(記者手記)
不怕遲到、不用通勤、防疫辦公兩不誤……遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)勢一目了然。對于員工來說，工作方式變得更靈活，生活自由度更高;對于企業(yè)來說，遠(yuǎn)程辦公突破了時(shí)空限制，降本增效。
然而在實(shí)際操作中可以發(fā)現(xiàn)，遠(yuǎn)程辦公還有一定局限性，比如工作容易受到外界干擾、會(huì)削弱員工的歸屬感等。同時(shí)，還可能造成工作和生活界限模糊不清，不少員工直呼工作日常更繁瑣，原本期待的效率提升似乎并沒有出現(xiàn)。
歸根結(jié)底，傳統(tǒng)企業(yè)的組織和管理模式并不能適配遠(yuǎn)程辦公下分布式辦公框架的特性，這就要求企業(yè)轉(zhuǎn)變管理思維，創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)員工與企業(yè)組織間的緊密連接。
比如，大數(shù)據(jù)作為信息時(shí)代的產(chǎn)物，可以輔助企業(yè)科學(xué)監(jiān)督和考核員工的績效。在遠(yuǎn)程辦公條件下，傳統(tǒng)的績效考核方式很難達(dá)到原有效果。為此，企業(yè)應(yīng)該通過對員工遠(yuǎn)程工作情況數(shù)據(jù)的收集和挖掘，利用大數(shù)據(jù)管理手段，全面考量員工的工作狀態(tài)，更科學(xué)地評價(jià)員工。
當(dāng)然，培育相互信任、自律負(fù)責(zé)的企業(yè)文化以及推動(dòng)員工的自我管理也很重要。只有管理模式跟得上，遠(yuǎn)程辦公才能發(fā)揮出更大的作用。
關(guān)鍵詞： 遠(yuǎn)程辦公
